Plt Asisten Administrasi Umum Setda Bangka Ingatkan Kepala OPD Selamatkan Arsip
Plt Asisten Administrasi Umum Setda Bangka mengingatkan kepala OPD untuk menyelamatkan arsip penting dan mempersiapkan audit kearsipan internal oleh LKD, yang akan melibatkan Inspektorat.
Sungailiat, 6 Februari 2024 - Pelaksana tugas (Plt) Asisten Administrasi Umum Setda Bangka, Restunemi, memberikan peringatan penting kepada seluruh kepala Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Provinsi Kepulauan Bangka Belitung. Restunemi menekankan perlunya penyelamatan arsip-arsip penting dari ancaman kerusakan. Peringatan ini disampaikan langsung di Sungailiat pada Rabu lalu.
Kewajiban Menjaga Arsip Penting
"Saya ingatkan supaya kepala OPD menjaga atau menyelamatkan arsip yang dianggap penting di semua instansi," tegas Restunemi. Menurutnya, pengelolaan arsip yang baik sangat krusial untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja di setiap perangkat daerah. Lebih lanjut, ia menekankan bahwa menjaga dan menyelamatkan arsip bernilai sejarah merupakan bentuk peningkatan tata kelola kearsipan yang baik.
Restunemi juga menyampaikan bahwa pengelolaan arsip yang baik akan menjadi salah satu faktor penentu keberhasilan dalam audit kearsipan. Hal ini penting untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku dan menjaga integritas data pemerintahan.
Antisipasi Audit Kearsipan Internal
Sebanyak 11 kepala OPD telah diingatkan untuk mempersiapkan dokumen arsip mereka. Hal ini karena akan segera dilakukan pengawasan audit sistem kearsipan internal oleh Lembaga Kearsipan Daerah (LKD), yang akan melibatkan pihak Inspektorat. Audit ini bertujuan untuk menilai kemampuan organisasi dalam menjalankan kebijakan dan prosedur pengelolaan dokumen.
Pengawasan ini akan mencakup berbagai aspek, termasuk struktur penyimpanan arsip, keamanan arsip, kebijakan retensi dokumen, keberlanjutan sistem kearsipan, dan dokumentasi proses pengelolaan arsip. Restunemi berharap setiap perangkat daerah memberikan perhatian lebih terhadap sistem kearsipan karena hal ini akan sangat mempengaruhi hasil nilai audit.
Sosialisasi dan Persiapan Audit
Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Bangka, Mina, menyatakan telah melakukan sosialisasi rencana audit sistem kearsipan kepada para pegawai pengelola arsip di semua instansi. Sosialisasi ini bertujuan agar para pegawai memahami dan mempersiapkan segala kebutuhan yang diperlukan untuk audit tersebut. Pihaknya juga menekankan pentingnya peningkatan kualitas pengelolaan arsip, termasuk peningkatan keamanan arsip.
Secara keseluruhan, peringatan dan sosialisasi ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di lingkungan pemerintahan Kabupaten Bangka. Hal ini sejalan dengan upaya untuk menciptakan tata kelola pemerintahan yang baik dan transparan.
Dengan adanya audit ini diharapkan akan tercipta sistem kearsipan yang lebih baik dan terjamin keamanannya. Sistem kearsipan yang baik akan sangat membantu dalam proses pengambilan keputusan dan perencanaan di masa mendatang. Selain itu, penyelamatan arsip penting juga akan membantu menjaga sejarah dan perkembangan pemerintahan daerah.